Jak dobrać drukarkę lub kopiarkę do biura?

Wybór urządzenia biurowego często zaczyna się od przeglądania modeli, parametrów i cen. To odwrotna kolejność od tej, która rzeczywiście pomaga dobrze dobrać sprzęt. Najpierw trzeba ustalić, jak urządzenie będzie używane, a dopiero później szukać modelu odpowiadającego tym potrzebom.

Ile osób będzie korzystało z urządzenia?

Drukarka stojąca przy jednym stanowisku pracuje inaczej niż urządzenie obsługujące kilkanaście osób. W większym biurze znaczenie ma nie tylko szybkość drukowania, ale również pojemność podajników papieru, wydajność materiałów, szybkość skanowania i odporność konstrukcji na intensywną pracę.

Jeżeli kilka osób regularnie korzysta z jednego urządzenia, niewielka drukarka biurkowa może szybko stać się wąskim gardłem. Z kolei duża kopiarka ustawiona dla jednej osoby wykonującej kilkaset stron miesięcznie może być zupełnie niepotrzebna.

Ile stron firma rzeczywiście drukuje?

Miesięczna liczba wydruków jest jednym z podstawowych parametrów przy wyborze sprzętu.

Nie chodzi o maksymalną liczbę stron, jaką producent dopuszcza w danych technicznych. Znacznie ważniejsze jest obciążenie, przy którym urządzenie może pracować regularnie bez nadmiernego zużycia.

Jeżeli firma drukuje pięć tysięcy stron miesięcznie, urządzenie powinno być dobrane do takiej normalnej pracy, a nie tylko technicznie zdolne do wykonania pięciu tysięcy stron w wyjątkowej sytuacji.

A4 czy A3?

Większość typowych dokumentów biurowych powstaje w formacie A4. Jeżeli firma nie wykorzystuje A3, zakup większego urządzenia tylko dlatego, że potrafi je obsłużyć, może nie mieć sensu.

Są jednak branże i zastosowania, w których A3 jest rzeczywiście potrzebne: dokumentacja techniczna, projekty, arkusze zestawień, materiały prezentacyjne czy większe schematy.

Warto więc odpowiedzieć sobie na proste pytanie: czy A3 jest regularną potrzebą, czy pojawia się kilka razy w roku? Sporadyczne prace można czasem zlecić na zewnątrz zamiast utrzymywać większe urządzenie tylko dla nich.

Kolor czy urządzenie monochromatyczne?

Kolorowe urządzenie daje większe możliwości, ale jego eksploatacja jest bardziej rozbudowana. Wykorzystuje kilka materiałów eksploatacyjnych i bardziej złożony układ obrazowania.

Jeżeli firma drukuje przede wszystkim faktury, umowy i dokumenty tekstowe, urządzenie monochromatyczne może być całkowicie wystarczające.

Jeżeli kolor jest potrzebny w ofertach, prezentacjach, wykresach, materiałach dla klientów albo dokumentacji, urządzenie kolorowe może być właściwym wyborem.

Nie warto jednak kupować koloru tylko dlatego, że może kiedyś się przydać.

Skanowanie bywa ważniejsze niż drukowanie

W wielu nowoczesnych biurach liczba skanowanych dokumentów rośnie, nawet jeśli liczba wydruków maleje.

Dlatego przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego warto zwrócić uwagę nie tylko na druk, ale także na skaner i automatyczny podajnik dokumentów.

Jeżeli firma regularnie digitalizuje wielostronicowe dokumenty, szybkość skanowania, możliwość skanowania dwustronnego oraz sposób przesyłania plików mogą mieć większy wpływ na komfort pracy niż kilka dodatkowych stron wydruku na minutę.

Druk dwustronny powinien być standardem

Automatyczny duplex pozwala drukować po obu stronach kartki bez ręcznego przekładania papieru.

W biurze jest to funkcja praktyczna zarówno ze względu na wygodę, jak i mniejsze zużycie papieru. Przy urządzeniu przeznaczonym do codziennej pracy trudno dziś znaleźć dobre uzasadnienie dla rezygnacji z automatycznego druku dwustronnego.

Sieć zamiast kabla przy jednym komputerze

Urządzenie używane przez kilka osób powinno być normalnym elementem sieci firmowej.

Dzięki temu użytkownicy mogą drukować i skanować bez uzależnienia urządzenia od jednego stanowiska komputerowego. W zależności od środowiska można również skonfigurować skanowanie do folderów, poczty lub innych miejsc wykorzystywanych w organizacji.

Sposób podłączenia i konfiguracji powinien odpowiadać temu, jak firma rzeczywiście pracuje.

Szybkość nie jest najważniejszym parametrem

Producenci bardzo często eksponują liczbę stron na minutę, ponieważ łatwo ją porównać.

Różnica pomiędzy urządzeniem drukującym 25 a 30 stron na minutę może być w małym biurze praktycznie niezauważalna. Znacznie ważniejsze mogą okazać się czas uruchomienia pierwszej strony, szybkość skanowania, wygoda obsługi, dostępność papieru czy niezawodność.

Sama szybkość nie powinna więc decydować o wyborze.

Koszt urządzenia to nie koszt jego eksploatacji

Tania drukarka może korzystać z drogich materiałów eksploatacyjnych. Droższe urządzenie może natomiast mieć większe tonery i znacznie niższy koszt pojedynczego wydruku.

Przy intensywnej pracy różnica w kosztach materiałów przez kilka lat może wielokrotnie przewyższyć różnicę w cenie zakupu urządzeń.

Dlatego warto patrzeć na koszt użytkowania, a nie tylko na cenę samego sprzętu.

Materiały muszą być dostępne

Przed zakupem dobrze sprawdzić nie tylko cenę tonera, ale również dostępność bębnów, zespołów obrazowania, części i serwisu.

Urządzenie jest zakupem na kilka lat. Model, który wygląda atrakcyjnie w dniu zakupu, może okazać się problematyczny, jeżeli później materiały są trudno dostępne albo kosztowne.

Popularność urządzenia i dostępność zaplecza technicznego mają więc realną wartość.

Nowe czy używane?

Nowe urządzenie daje pełną historię od pierwszego dnia użytkowania i gwarancję producenta.

Dobrze przygotowane urządzenie używane może jednak pozwolić firmie kupić sprzęt wyższej klasy za kwotę zbliżoną do ceny znacznie prostszego urządzenia nowego.

Przy używanym sprzęcie trzeba znać przebieg, stan podzespołów i historię urządzenia. Sama informacja, że maszyna działa, nie wystarcza.

Kupno czy wynajem?

Dobór urządzenia i sposób jego finansowania to dwa osobne pytania.

To samo właściwie dobrane urządzenie może zostać kupione albo wynajęte. Wynajem może dodatkowo obejmować serwis, materiały i bieżącą opiekę, dzięki czemu firma nie zajmuje się techniczną stroną jego utrzymania.

Zakup daje własność sprzętu i większą swobodę w sposobie dalszej eksploatacji.

Najpierw trzeba więc dobrać właściwe urządzenie, a dopiero potem zdecydować, który model współpracy ma więcej sensu.

Nie kupuj urządzenia na podstawie jednego parametru

Największy problem pojawia się wtedy, gdy wybór zostaje sprowadzony do jednej cechy: ceny, szybkości albo liczby funkcji.

Urządzenie powinno odpowiadać całemu środowisku pracy. Liczą się liczba użytkowników, miesięczny przebieg, formaty, kolor, skanowanie, sposób podłączenia, koszty materiałów oraz dostępność serwisu.

Dobrze dobrana drukarka lub kopiarka nie musi robić wszystkiego. Powinna przede wszystkim sprawnie wykonywać te zadania, które firma rzeczywiście wykonuje każdego dnia.

Najpierw potrzeby, potem model

W COMPAAN S.C. dobór urządzenia zaczynamy od sposobu pracy firmy, a nie od wskazania konkretnego modelu. Takie podejście jest podstawą naszej oferty Wynajmu: najpierw ustalamy obciążenie, użytkowników, potrzebne formaty i funkcje, a dopiero potem dobieramy sprzęt.

Dzięki temu urządzenie nie jest ani przypadkowo za małe, ani niepotrzebnie rozbudowane. Ma być właściwym narzędziem do konkretnej pracy.