Jak obniżyć koszty drukowania w firmie?

Drukowanie jest jednym z tych kosztów, które w firmie łatwo przestają być zauważalne. Toner zamawiany jest wtedy, gdy się kończy, papier kupowany w kolejnych ryzach, a naprawa urządzenia pojawia się jako osobna faktura. Dopiero po zsumowaniu wszystkich wydatków okazuje się, że rzeczywisty koszt obsługi dokumentów może być znacznie większy niż sama cena materiałów eksploatacyjnych.

Cena tonera to nie koszt wydruku

Porównywanie materiałów wyłącznie według ceny zakupu może prowadzić do błędnych wniosków.

Toner kosztujący mniej nie musi być tańszy w użytkowaniu, jeżeli pozwala wykonać znacznie mniejszą liczbę wydruków. Podobnie droższy materiał o dużej wydajności może zapewniać niższy koszt pojedynczej strony.

Trzeba również uwzględnić jakość materiału. Jeżeli powoduje on zabrudzenia, problemy z utrwalaniem albo zwiększa częstotliwość obsługi urządzenia, pozorna oszczędność szybko znika.

Urządzenie musi być dopasowane do obciążenia

Jednym z najczęstszych źródeł niepotrzebnych kosztów jest eksploatowanie urządzenia w warunkach, do których nie zostało zaprojektowane.

Niewielka drukarka może mieć atrakcyjną cenę zakupu, ale przy dużym przebiegu wymagać częstej wymiany niewielkich tonerów i innych elementów eksploatacyjnych.

Profesjonalne urządzenie jest droższe, ale przy dużej liczbie wydruków korzysta zazwyczaj z materiałów o większej wydajności i jest konstrukcyjnie przygotowane do intensywnej pracy.

Dlatego urządzenie tanie w zakupie nie zawsze jest urządzeniem tanim w użytkowaniu.

Nie kupuj za dużego urządzenia bez potrzeby

Działa to również w drugą stronę.

Firma wykonująca kilkaset wydruków miesięcznie nie potrzebuje dużej maszyny tylko dlatego, że ma ona niski deklarowany koszt pojedynczej strony.

Większe urządzenie zajmuje więcej miejsca, posiada więcej podzespołów i może być po prostu nieadekwatne do rzeczywistych potrzeb.

Najniższy koszt uzyskuje się wtedy, gdy klasa sprzętu odpowiada jego rzeczywistemu wykorzystaniu.

Drukuj dwustronnie tam, gdzie ma to sens

Automatyczny druk dwustronny jest jednym z najprostszych sposobów ograniczenia zużycia papieru.

Nie każdy dokument powinien być drukowany dwustronnie, ale przy materiałach roboczych, instrukcjach, zestawieniach czy dokumentach wielostronicowych często nie ma potrzeby wykorzystywania osobnej kartki dla każdej strony.

Przy dużej liczbie dokumentów różnica w zużyciu papieru staje się zauważalna.

Kolor powinien być używany świadomie

Wydruk kolorowy jest potrzebny wtedy, gdy kolor przekazuje informację albo ma znaczenie dla sposobu prezentacji dokumentu.

Nie każdy e-mail, formularz, robocze zestawienie czy dokument wewnętrzny wymaga jednak wykorzystania czterech kolorów.

W firmach posiadających urządzenia kolorowe warto ustalić rozsądne zasady korzystania z koloru. Nie chodzi o jego całkowite blokowanie, lecz o sytuację, w której użytkownik świadomie wybiera sposób wydruku.

Kilka przypadkowych urządzeń może kosztować więcej niż jedno właściwe

Wraz z rozwojem firmy często pojawiają się kolejne drukarki kupowane w różnych momentach.

Po kilku latach można mieć kilka modeli różnych producentów, wymagających innych tonerów, części i sposobów obsługi.

Taka sytuacja komplikuje zaopatrzenie i zwiększa liczbę materiałów, które trzeba utrzymywać na zapas.

Czasami uporządkowanie floty i zastąpienie kilku przypadkowych urządzeń mniejszą liczbą właściwie dobranych maszyn pozwala obniżyć koszty oraz uprościć obsługę.

Koszt przestoju również jest kosztem

Nie wszystkie koszty drukowania znajdują się na fakturach.

Jeżeli pracownik przez kilkanaście minut próbuje usunąć zacięcie papieru, szuka właściwego tonera albo przenosi dokument do innej części biura, ponieważ jego urządzenie nie działa, firma również ponosi koszt.

Przy częstych problemach suma straconego czasu może być większa niż różnica pomiędzy tańszym i droższym rozwiązaniem technicznym.

Dlatego niezawodność urządzenia ma wartość ekonomiczną.

Regularny serwis może ograniczyć większe wydatki

Zużycie elementów mechanicznych i zabrudzenie urządzenia rozwijają się stopniowo.

Jeżeli problemy zostaną zauważone wcześniej, czasami wystarczy czyszczenie, regulacja albo wymiana pojedynczego elementu.

Ignorowanie objawów może doprowadzić do sytuacji, w której uszkodzenie jednego podzespołu wpływa na kolejne części urządzenia.

Przegląd nie wyeliminuje każdej awarii, ale przy intensywnie wykorzystywanym sprzęcie może ograniczać ryzyko kosztownych przestojów.

Materiały na zapas, ale z rozsądkiem

Brak tonera może zatrzymać sprawne urządzenie, dlatego całkowita rezygnacja z zapasu nie jest dobrym rozwiązaniem.

Nie oznacza to jednak, że do każdej drukarki należy kupować po kilka kaset na wiele miesięcy do przodu.

Nadmierny zapas zamraża pieniądze i staje się szczególnie problematyczny po wymianie urządzenia na inny model.

Liczbę materiałów warto dostosować do rzeczywistego tempa zużycia oraz czasu potrzebnego na kolejną dostawę.

Sprawdź, co naprawdę drukujesz

Dobrym sposobem na ocenę kosztów jest sprawdzenie rzeczywistych liczników urządzeń.

Może się okazać, że maszyna kupiona jako podstawowa wykonuje niewielką część pracy, podczas gdy mała drukarka stojąca obok jednego stanowiska generuje większość wydruków.

Dane o przebiegach pozwalają podejmować decyzje na podstawie rzeczywistego wykorzystania, a nie wyobrażenia o tym, które urządzenie jest najważniejsze.

Koszt jednej strony trzeba liczyć szerzej

Najprostsza kalkulacja dzieli cenę tonera przez deklarowaną liczbę wydruków.

W firmie warto jednak uwzględnić również pozostałe elementy eksploatacyjne, serwis, naprawy, papier oraz koszt samego urządzenia rozłożony na okres jego użytkowania.

Dopiero wtedy można porównywać dwa rozwiązania w sposób mający rzeczywisty sens.

Wynajem może ułatwić kontrolę kosztów

Jednym ze sposobów uporządkowania wydatków jest wynajem urządzenia wraz z obsługą.

W zależności od przyjętej umowy jedna forma rozliczenia może obejmować sprzęt, serwis, naprawy oraz materiały eksploatacyjne.

Nie oznacza to automatycznie, że wynajem będzie zawsze tańszy od zakupu. Jego zaletą może być jednak większa przewidywalność kosztów i ograniczenie liczby oddzielnych wydatków związanych z urządzeniem.

Największa oszczędność zaczyna się od właściwego doboru

Nie istnieje jeden trik, który automatycznie obniży koszty drukowania w każdej firmie.

Największe znaczenie ma uporządkowanie całego środowiska: właściwie dobrane urządzenia, odpowiednie materiały, rozsądne wykorzystanie koloru i papieru, kontrola przebiegów oraz sprawna obsługa techniczna.

Dopiero wtedy można ocenić rzeczywisty koszt drukowania i szukać oszczędności tam, gdzie rzeczywiście istnieją, zamiast ograniczać się do zakupu najtańszego tonera.