Jak dobrać drukarkę do liczby wydruków w firmie?

Przy wyborze drukarki często zaczynamy od formatu, koloru, szybkości albo ceny urządzenia. Tymczasem jednym z pierwszych pytań powinno być: ile stron miesięcznie będzie ono rzeczywiście wykonywać?

Ta sama drukarka może być dobrym rozwiązaniem dla jednego biura i zupełnie nietrafionym dla drugiego. Wszystko zależy od obciążenia, liczby użytkowników i sposobu pracy.

Dlaczego miesięczna liczba wydruków jest ważna?

Każde urządzenie zostało zaprojektowane do określonego rodzaju pracy.

Mała drukarka stojąca przy pojedynczym stanowisku może bez problemu obsługiwać niewielką liczbę dokumentów. Jeżeli jednak zacznie wykonywać tysiące stron miesięcznie dla całego działu, szybko ujawnią się ograniczenia niewielkich materiałów eksploatacyjnych, podajników papieru czy samej konstrukcji.

Większe urządzenia biurowe projektowane są z myślą o większych przebiegach i pracy wielu użytkowników.

Nie oznacza to jednak, że większe zawsze znaczy lepsze.

Najpierw sprawdź rzeczywiste liczniki

Jeżeli firma posiada już drukarki lub kopiarki, najlepszym punktem wyjścia są ich liczniki.

Warto sprawdzić obecny stan oraz — jeżeli dysponujemy wcześniejszym odczytem — policzyć średni miesięczny przebieg.

Dzięki temu zamiast odpowiedzi „drukujemy raczej dużo” otrzymujemy konkretną informację: 800, 3000 albo 15 000 stron miesięcznie.

Przy urządzeniach kolorowych warto dodatkowo sprawdzić proporcję pomiędzy wydrukami monochromatycznymi i kolorowymi.

Nie patrz wyłącznie na maksymalną wydajność

W specyfikacjach drukarek można znaleźć informacje o maksymalnym miesięcznym obciążeniu.

Tego parametru nie należy jednak traktować jako liczby stron, które urządzenie powinno regularnie wykonywać każdego miesiąca.

Maksymalna wartość określa możliwości konstrukcji w szczególnych warunkach. Do codziennej pracy znacznie ważniejszy jest zalecany zakres obciążenia, jeżeli producent go podaje.

Urządzenie stale pracujące na granicy swoich możliwości nie jest właściwie dobranym urządzeniem.

Mała drukarka przy dużym przebiegu

Niewielkie urządzenie może być tanie w zakupie, ale przy intensywnym wykorzystaniu jego eksploatacja może stać się uciążliwa.

Małe tonery trzeba częściej wymieniać. Papier częściej uzupełniać. Podzespoły osiągają swoje przebiegi szybciej, a użytkownicy częściej zajmują się obsługą urządzenia zamiast po prostu z niego korzystać.

Jeżeli drukarka wymaga ciągłej uwagi tylko dlatego, że wykonuje znacznie więcej pracy, niż przewidziano dla tej klasy sprzętu, oszczędność przy zakupie szybko traci znaczenie.

Za duża maszyna przy małym przebiegu

Przewymiarowanie również nie jest korzystne.

Duże urządzenie może oferować wysoką prędkość, kilka kaset papieru, rozbudowane wykańczanie dokumentów i bardzo wydajne materiały. Firma wykonująca kilkaset prostych wydruków miesięcznie może jednak nigdy tych możliwości nie wykorzystać.

Płacenie za funkcje i wydajność, które pozostają niewykorzystane, nie poprawia ekonomii drukowania.

Sprzęt powinien być dopasowany do pracy, a nie kupowany z założeniem „im większy, tym lepszy”.

Liczy się nie tylko suma stron

Dwa biura wykonujące po 5000 stron miesięcznie niekoniecznie potrzebują takiego samego urządzenia.

W pierwszym dokumenty mogą być drukowane równomiernie przez cały miesiąc. W drugim większość pracy może przypadać na kilka dni związanych z fakturowaniem, raportami albo zamknięciem okresu.

W takim przypadku istotna staje się również chwilowa wydajność urządzenia — szybkość druku, pojemność podajników oraz możliwość sprawnej obsługi większego zadania.

Ilu użytkowników korzysta z urządzenia?

Drukarka wykonująca 3000 stron dla jednej osoby pracuje w innych warunkach niż urządzenie obsługujące ten sam przebieg dla dwudziestu pracowników.

Większa liczba użytkowników oznacza więcej niezależnych zadań, częstsze korzystanie ze skanera i kopiarki oraz większe prawdopodobieństwo jednoczesnego wysyłania dokumentów.

Dlatego liczbę użytkowników powinno się analizować razem z miesięcznym przebiegiem.

Szybkość urządzenia musi mieć praktyczne uzasadnienie

Parametr określany jako liczba stron na minutę jest łatwy do porównania, dlatego często przyciąga uwagę podczas zakupu.

Różnica pomiędzy urządzeniem wykonującym 25 i 45 stron na minutę może mieć ogromne znaczenie przy regularnym drukowaniu dużych dokumentów.

Przy kilku krótkich wydrukach dziennie może być natomiast praktycznie niezauważalna.

Nie warto płacić za szybkość tylko dlatego, że większa liczba wygląda lepiej w specyfikacji.

Pojemność papieru też wynika z przebiegu

Przy dużej liczbie wydruków niewielki podajnik papieru staje się problemem nawet wtedy, gdy samo urządzenie drukuje szybko.

Jeżeli pracownicy kilka razy dziennie muszą uzupełniać papier, oznacza to, że konfiguracja nie odpowiada sposobowi użytkowania.

Przy większych przebiegach warto uwzględnić dodatkowe kasety albo urządzenie mieszczące większy zapas papieru.

Wydajność materiałów eksploatacyjnych

Im większy przebieg, tym większe znaczenie ma wydajność tonera i pozostałych materiałów.

Przy 300 stronach miesięcznie różnica pomiędzy tonerem na 3000 i 15 000 stron może mieć niewielkie znaczenie organizacyjne.

Przy 10 000 stron miesięcznie oznacza już zupełnie inną częstotliwość wymiany materiałów.

Dlatego przy większych przebiegach profesjonalne urządzenia wykorzystujące materiały o wysokiej wydajności mogą być znacznie wygodniejsze w codziennej obsłudze.

Jedno duże urządzenie czy kilka mniejszych?

Sam miesięczny przebieg nie odpowiada jeszcze na to pytanie.

Jedno centralne urządzenie może uprościć serwis, zaopatrzenie i kontrolę kosztów. Z drugiej strony w większym biurze odległość od urządzenia oraz liczba jednoczesnych użytkowników mogą uzasadniać podział pracy pomiędzy kilka maszyn.

Trzeba więc analizować nie tylko łączną liczbę stron, ale również rozmieszczenie stanowisk i organizację pracy.

Zostaw rozsądny zapas

Urządzenie nie powinno być dobrane tak, aby obecny przebieg znajdował się dokładnie na granicy jego możliwości.

Firma może się rozwijać, liczba pracowników wzrosnąć, a sposób korzystania z dokumentów zmienić.

Rozsądny zapas wydajności pozwala obsłużyć większe okresowe obciążenie bez konieczności natychmiastowej wymiany sprzętu.

Nie oznacza to jednak kupowania maszyny kilkukrotnie większej niż potrzeba.

Przy wynajmie łatwiej wykorzystać dane o przebiegu

Jeżeli urządzenie jest rozliczane według liczników, historia przebiegów daje bardzo dobrą podstawę do oceny, czy nadal odpowiada ono potrzebom firmy.

Po pewnym czasie można zobaczyć rzeczywistą liczbę wydruków i w razie potrzeby dobrać inną klasę urządzenia.

To znacznie lepsza podstawa decyzji niż przewidywanie na początku współpracy, ile dokumentów prawdopodobnie będzie drukowane.

Dobre urządzenie pracuje w swoim naturalnym zakresie

Celem nie jest znalezienie drukarki z najwyższą możliwą wydajnością.

Chodzi o urządzenie, dla którego rzeczywisty przebieg firmy jest normalnym obciążeniem, a nie sytuacją graniczną.

Dlatego przed zakupem lub wynajmem warto ustalić miesięczną liczbę wydruków, proporcję koloru, liczbę użytkowników, wielkość typowych zadań oraz możliwe okresowe wzrosty obciążenia.

Dopiero z takim zestawem informacji można dobrać sprzęt, który będzie jednocześnie wygodny, ekonomiczny i odpowiednio trwały.