Jedno urządzenie czy kilka drukarek w firmie?

W wielu firmach liczba urządzeń rośnie przypadkowo. Najpierw pojawia się jedna drukarka, później druga dla kolejnego działu, następna przy konkretnym stanowisku i po kilku latach nikt już dokładnie nie pamięta, dlaczego część z nich w ogóle została kupiona.

Przy porządkowaniu takiego środowiska pojawia się naturalne pytanie: lepiej mieć jedno większe urządzenie dla wszystkich czy kilka mniejszych drukarek rozmieszczonych w biurze?

Jedno urządzenie upraszcza obsługę

Centralna drukarka lub kopiarka oznacza przede wszystkim jeden model urządzenia, jeden zestaw materiałów eksploatacyjnych i jedno miejsce wymagające serwisu.

Łatwiej kontrolować zużycie tonerów, przebieg oraz stan techniczny sprzętu.

Jeżeli urządzenie jest właściwie dobrane do liczby użytkowników i miesięcznego obciążenia, może sprawnie obsługiwać znaczną część pracy całego biura.

Mniej urządzeń oznacza mniej różnych materiałów

Każdy dodatkowy model drukarki może wymagać innego tonera, bębna albo innych elementów eksploatacyjnych.

Przy większej liczbie przypadkowo dobranych urządzeń firma zaczyna przechowywać kilka rodzajów materiałów, a osoba odpowiedzialna za zakupy musi pamiętać, co pasuje do którego sprzętu.

Ograniczenie liczby modeli może znacznie uprościć zaopatrzenie.

Centralne urządzenie może mieć niższy koszt strony

Większe urządzenia biurowe zwykle wykorzystują materiały o wyższej wydajności niż niewielkie drukarki biurkowe.

Przy odpowiednio dużym przebiegu koszt pojedynczej strony może być dzięki temu niższy.

Nie oznacza to jednak, że jedno duże urządzenie zawsze będzie tańsze. Wszystko zależy od rzeczywistego wykorzystania i klasy porównywanych urządzeń.

Odległość od drukarki ma znaczenie

Użytkownik nie powinien za każdym razem przechodzić przez całe biuro po pojedynczy dokument.

Jeżeli firma zajmuje dużą powierzchnię, kilka pięter albo posiada wyraźnie oddzielone działy, jedno centralne urządzenie może być niewygodne.

W takiej sytuacji oszczędność wynikająca z ograniczenia liczby drukarek może zostać częściowo utracona przez czas pracowników poświęcany na ciągłe przemieszczanie się.

Liczba użytkowników nie mówi wszystkiego

Dziesięć osób siedzących w jednym pomieszczeniu może bez problemu korzystać z jednego urządzenia.

Dziesięć osób rozproszonych w kilku częściach budynku może potrzebować dwóch albo trzech punktów drukowania.

Dlatego liczba użytkowników zawsze powinna być analizowana razem z układem przestrzeni.

Co się stanie podczas awarii?

Jedno centralne urządzenie oznacza również jeden punkt awarii.

Jeżeli przestanie działać, dostęp do druku, kopiowania i skanowania może stracić całe biuro.

Przy kilku urządzeniach część pracy można przenieść na pozostałe maszyny.

Nie oznacza to, że każda firma powinna utrzymywać urządzenie tylko na wypadek awarii. Warto jednak ocenić, jak ważna jest ciągłość pracy i czy w przypadku problemu istnieje alternatywa.

Kilka urządzeń może lepiej rozdzielić zadania

Nie wszystkie dokumenty wymagają tego samego sprzętu.

Jedno urządzenie może być przeznaczone do szybkiego druku monochromatycznego, a drugie do koloru, A3 albo bardziej rozbudowanego skanowania.

Taki podział może być bardziej racjonalny niż zakup jednego urządzenia posiadającego wszystkie możliwe funkcje, jeżeli tylko część z nich jest wykorzystywana przez niewielką grupę osób.

Nie każda osoba potrzebuje własnej drukarki

Drukarka stojąca bezpośrednio na biurku jest wygodna, ale przy większej liczbie stanowisk szybko prowadzi do rozdrobnienia środowiska.

Kilka urządzeń wykonujących po kilkadziesiąt stron miesięcznie może generować więcej problemów z materiałami i obsługą niż jedna dobrze dobrana drukarka grupowa.

Własne urządzenie przy stanowisku ma sens wtedy, gdy wynika z charakteru pracy, a nie wyłącznie z przyzwyczajenia użytkownika.

Poufne dokumenty

Jednym z argumentów za urządzeniem przy konkretnym stanowisku może być potrzeba obsługi dokumentów poufnych.

Nie zawsze jednak wymaga to osobnej drukarki.

Wiele urządzeń sieciowych pozwala na zastosowanie wydruku zabezpieczonego kodem albo uwierzytelnieniem użytkownika, dzięki czemu dokument zostaje wydrukowany dopiero wtedy, gdy właściciel podejdzie do urządzenia.

Warto więc najpierw sprawdzić możliwości techniczne, zanim zostanie kupiony kolejny sprzęt.

Skanowanie również wpływa na liczbę urządzeń

Jeżeli część pracowników regularnie skanuje duże liczby dokumentów, odległość od centralnego urządzenia może mieć większe znaczenie niż w przypadku samego drukowania.

W firmach intensywnie digitalizujących dokumenty czasem lepiej rozmieścić kilka urządzeń wielofunkcyjnych w strategicznych miejscach niż budować jeden centralny punkt dla wszystkich.

Liczy się rzeczywisty przebieg każdego urządzenia

Przy istniejącej flocie warto sprawdzić liczniki poszczególnych maszyn.

Może się okazać, że jedna drukarka wykonuje większość pracy, a kilka pozostałych stoi niemal bezczynnie.

Możliwa jest też sytuacja odwrotna: urządzenie centralne jest stale przeciążone, podczas gdy dodatkowe maszyny mogłyby przejąć część zadań.

Dane z liczników pokazują rzeczywisty sposób pracy znacznie lepiej niż sama liczba urządzeń.

Standaryzacja nie musi oznaczać jednego urządzenia

Firma może posiadać kilka drukarek, ale nadal utrzymywać uporządkowane środowisko.

Dobrym rozwiązaniem bywa ograniczenie floty do jednego producenta albo niewielkiej liczby modeli korzystających z tych samych lub podobnych materiałów.

Ułatwia to zaopatrzenie, serwis i konfigurację bez konieczności sprowadzania całego biura do jednej maszyny.

Koszt urządzenia to tylko część rachunku

Przy porównaniu jednego dużego urządzenia z kilkoma mniejszymi trzeba uwzględnić nie tylko ceny zakupu lub wynajmu.

Znaczenie mają tonery, części, serwis, czas obsługi, liczba różnych materiałów przechowywanych na miejscu oraz ewentualne przestoje.

Dopiero taki pełny obraz pozwala ocenić, która konfiguracja jest rzeczywiście korzystniejsza.

W większej firmie warto myśleć o całej flocie

Każda drukarka może osobno działać prawidłowo, a mimo to całość może być źle zorganizowana.

Jeżeli urządzenia były kupowane w różnych momentach bez wspólnego planu, warto spojrzeć na nie jako na jeden system.

Które urządzenia są przeciążone? Które prawie nie pracują? Gdzie użytkownicy mają za daleko? Ile rodzajów tonerów trzeba utrzymywać? Czy wszystkie funkcje są rzeczywiście potrzebne?

Odpowiedzi na te pytania często pokazują, że problemem nie jest pojedyncza drukarka, lecz sposób rozmieszczenia całego sprzętu.

Nie ma jednej właściwej liczby urządzeń

Jedno urządzenie może być idealne dla małego biura pracującego w jednym pomieszczeniu.

Kilka maszyn może być właściwym rozwiązaniem dla większej firmy podzielonej na działy albo lokalizacje.

Najważniejsze jest, aby liczba urządzeń wynikała z rzeczywistego sposobu pracy, a nie z przypadkowych zakupów wykonywanych przez lata.

Dobrze zaprojektowana flota powinna zapewniać wygodny dostęp do sprzętu, rozsądne koszty, prostą obsługę materiałów oraz możliwość zachowania ciągłości pracy.