Nie każda firma potrzebuje tego samego. I nie każda potrzebuje tylko urządzenia.

Niewielka liczba urządzeń nie oznacza, że ich wybór jest bez znaczenia. Innego sprzętu potrzebuje recepcja, innego księgowość, a jeszcze innego miejsce, w którym regularnie skanuje się wielostronicowe dokumenty. Czasem jedno urządzenie wielofunkcyjne może zastąpić kilka innych. Czasem właśnie nie powinno.

Gdy urządzeń przybywa przez kolejne lata, łatwo dojść do sytuacji, w której firma korzysta z wielu różnych modeli, materiałów i sposobów obsługi. Możemy spojrzeć na takie środowisko jako całość: określić role poszczególnych urządzeń, wskazać miejsca wymagające zmian i uporządkować dalszą obsługę.

Firma posiadająca kilka biur, punktów lub oddziałów nie musi organizować każdego z nich według innych zasad. Możemy koordynować urządzenia, dostawy materiałów i obsługę techniczną w różnych lokalizacjach, zachowując jeden ustalony sposób współpracy.

Przeprowadzka, nowy oddział, zwiększenie zatrudnienia, połączenie działów albo zmiana sposobu pracy często oznaczają również zmianę potrzeb związanych z urządzeniami. W takiej sytuacji możemy wykorzystać część istniejącego sprzętu, przenieść go w inne miejsce, zmienić jego rolę albo uzupełnić środowisko o kolejne urządzenia.

Nowe funkcje mają sens wtedy, kiedy rozwiązują konkretny problem albo upraszczają codzienną pracę. Drukowanie, skanowanie, dostęp użytkowników czy przekazywanie dokumentów można organizować na wiele sposobów. Wybieramy rozwiązania, które mają praktyczne zastosowanie w danym środowisku, zamiast wdrażać technologię tylko dlatego, że jest dostępna.

Nie musisz przygotowywać specyfikacji ani wiedzieć, jakie urządzenia będą potrzebne. Możemy zacząć od obecnego środowiska i problemów, które chcesz rozwiązać. Dopiero później przychodzi czas na konkretne urządzenia i sposób współpracy.