Wynajem czy zakup drukarki lub kopiarki – co bardziej opłaca się firmie?

Zakup urządzenia wydaje się rozwiązaniem prostym: firma płaci za sprzęt i staje się jego właścicielem. Wynajem oznacza natomiast regularną opłatę za urządzenie, które pozostaje własnością dostawcy. Jeżeli porównamy wyłącznie cenę zakupu z miesięczną opłatą, łatwo jednak pominąć znaczną część rzeczywistych kosztów eksploatacji.

Cena zakupu to dopiero początek

Drukarka lub kopiarka podczas całego okresu użytkowania wymaga materiałów eksploatacyjnych, okresowej obsługi oraz napraw wynikających z normalnego zużycia podzespołów.

Przy urządzeniu kupionym na własność wszystkie te elementy pozostają po stronie właściciela. Firma sama kupuje materiały, organizuje serwis i ponosi koszty napraw po zakończeniu gwarancji.

Dlatego rzeczywistego kosztu urządzenia nie można oceniać wyłącznie na podstawie ceny widocznej na fakturze w dniu zakupu.

Co płacimy przy wynajmie?

Wynajem może łączyć kilka elementów w ramach jednej współpracy. Oprócz samego urządzenia umowa może obejmować jego obsługę serwisową, przeglądy, naprawy oraz materiały eksploatacyjne.

Dokładny zakres zawsze zależy od konkretnych warunków. Nie należy zakładać, że każda oferta wynajmu automatycznie zawiera wszystkie możliwe usługi.

Najważniejsza różnica polega na tym, że część kosztów i obowiązków związanych z urządzeniem można przenieść na jego dostawcę.

Przewidywalność kosztów

Własne urządzenie może przez wiele miesięcy generować wyłącznie niewielkie koszty, a później wymagać kosztownej naprawy. Trudno przewidzieć dokładny moment wystąpienia awarii.

Przy odpowiednio skonstruowanym wynajmie znaczna część takich wydatków zostaje uwzględniona w przyjętym sposobie rozliczenia.

Dla firmy wartością może być więc nie tylko potencjalnie niższy koszt, ale również jego przewidywalność.

Serwis ma swoją wartość

W przypadku awarii własnego urządzenia trzeba znaleźć serwis, zgłosić problem, zaakceptować koszt naprawy i czekać na jej wykonanie.

Jeżeli obsługa techniczna jest częścią wynajmu, odpowiedzialność za przywrócenie urządzenia do pracy spoczywa na dostawcy zgodnie z ustalonym zakresem współpracy.

Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie drukowanie lub skanowanie jest potrzebne do codziennego funkcjonowania firmy.

Materiały eksploatacyjne

Tonery stanowią jeden z najbardziej widocznych kosztów eksploatacji urządzenia.

Przy zakupionym sprzęcie firma samodzielnie kontroluje ich stan, dobiera odpowiednie produkty i organizuje kolejne zamówienia.

W modelu wynajmu materiały mogą być elementem obsługi urządzenia. W takim przypadku użytkownik nie musi przy każdym zamówieniu ponownie ustalać, jaki toner pasuje do konkretnej maszyny.

Przy większej liczbie urządzeń takie uporządkowanie zaopatrzenia może mieć równie duże znaczenie jak sama cena materiałów.

Własność urządzenia też ma wartość

Zakup ma jedną oczywistą cechę, której wynajem nie zapewnia: urządzenie należy do firmy.

Po jego opłaceniu można korzystać z niego tak długo, jak pozostaje sprawne i odpowiada potrzebom użytkownika. Jeżeli sprzęt jest dobrze dobrany, ma niewielki przebieg i nie wymaga kosztownych napraw, wieloletnia eksploatacja własnego urządzenia może być ekonomicznie bardzo korzystna.

Dlatego nie należy zakładać, że wynajem z definicji zawsze jest tańszy.

Kiedy zakup może mieć więcej sensu?

Zakup może być rozsądnym rozwiązaniem przy niewielkiej liczbie urządzeń, stosunkowo małym obciążeniu oraz sytuacji, w której firma chce posiadać sprzęt na własność i samodzielnie zarządzać jego eksploatacją.

Znaczenie ma również przewidywany czas użytkowania. Dobre urządzenie eksploatowane przez wiele lat może rozłożyć początkowy koszt zakupu na bardzo długi okres.

Warunkiem jest jednak właściwy dobór sprzętu. Tanie urządzenie pracujące znacznie powyżej obciążenia, do którego zostało zaprojektowane, może szybko przestać być tanim rozwiązaniem.

Kiedy wynajem zaczyna być szczególnie interesujący?

Znaczenie wynajmu rośnie wraz z intensywnością korzystania ze sprzętu i liczbą urządzeń.

Jeżeli firma potrzebuje przewidywalnej obsługi, regularnie zużywa materiały, nie chce samodzielnie organizować napraw albo posiada urządzenia w kilku lokalizacjach, przekazanie części tych obowiązków jednemu dostawcy może znacznie uprościć pracę.

Wtedy porównujemy już nie tylko dwa sposoby finansowania sprzętu, ale dwa sposoby organizacji jego całej eksploatacji.

A co ze starszym urządzeniem?

Własność sprzętu nie oznacza, że trzeba korzystać z niego bez końca.

Z wiekiem może rosnąć ryzyko awarii, pogarszać się dostępność części albo zmieniać potrzeby firmy. Urządzenie, które kilka lat wcześniej było dobrze dobrane, nie musi nadal odpowiadać obecnemu obciążeniu.

Przy własnym sprzęcie decyzję o jego wymianie podejmuje właściciel i ponosi koszt kolejnego zakupu.

W przypadku wynajmu zasady zmiany urządzenia zależą od umowy i przyjętego modelu współpracy.

Nie porównuj samej raty z abonamentem

To jeden z najprostszych błędów podczas oceny obu rozwiązań.

Rata za zakup urządzenia finansuje przede wszystkim jego nabycie. Opłata za wynajem może obejmować także elementy związane z późniejszą eksploatacją.

Żeby porównanie miało sens, po obu stronach trzeba uwzględnić ten sam zakres: urządzenie, finansowanie, materiały, serwis, naprawy oraz pozostałe koszty wynikające z przyjętego sposobu użytkowania.

Dopiero wtedy można sprawdzić, które rozwiązanie jest korzystniejsze w konkretnej firmie.

Nie istnieje jedna odpowiedź dla wszystkich

Firma wykonująca kilkaset wydruków miesięcznie ma inne potrzeby niż organizacja korzystająca z kilku dużych urządzeń każdego dnia.

Dlatego decyzja pomiędzy zakupem a wynajmem powinna zaczynać się od określenia rzeczywistego wykorzystania sprzętu: liczby wydruków, potrzebnych funkcji, liczby użytkowników, znaczenia ciągłości pracy oraz oczekiwanego sposobu obsługi.

Wynajem może ograniczyć konieczność zajmowania się techniczną stroną eksploatacji i uporządkować koszty. Zakup może natomiast być bardzo dobrym rozwiązaniem tam, gdzie firma chce posiadać urządzenie i jest gotowa samodzielnie odpowiadać za jego dalsze utrzymanie.

Najważniejsze jest więc nie to, które rozwiązanie jest „lepsze”, lecz które lepiej odpowiada konkretnemu sposobowi pracy firmy.