Drukarka kolorowa czy monochromatyczna – co wybrać do firmy?

Wybór pomiędzy urządzeniem kolorowym i monochromatycznym wydaje się prosty. Jeżeli firma potrzebuje koloru, wybiera urządzenie kolorowe. Jeżeli drukuje tylko dokumenty tekstowe, wystarczy urządzenie czarno-białe. W praktyce warto przyjrzeć się temu dokładniej, ponieważ sposób wykorzystania koloru ma bezpośredni wpływ na dobór sprzętu i koszty jego eksploatacji.

Jakie dokumenty firma rzeczywiście drukuje?

To najważniejsze pytanie. Faktury, umowy, dokumenty księgowe, korespondencja i większość materiałów wewnętrznych zwykle nie wymagają koloru. Jeżeli właśnie takie dokumenty stanowią zdecydowaną większość wydruków, urządzenie monochromatyczne może całkowicie wystarczyć.

Inaczej wygląda sytuacja w firmach przygotowujących oferty, prezentacje, wykresy, materiały handlowe, projekty albo dokumentację, w której kolor przekazuje istotną informację. Wtedy urządzenie kolorowe może być normalnym narzędziem codziennej pracy.

Kolor nie musi być potrzebny na każdym stanowisku

Firma może potrzebować wydruków kolorowych, ale nie oznacza to automatycznie, że wszystkie urządzenia powinny drukować w kolorze.

W większym biurze często sensowne jest pozostawienie urządzeń monochromatycznych do codziennych dokumentów i jednego urządzenia kolorowego dostępnego wtedy, gdy kolor rzeczywiście jest potrzebny.

Pozwala to dopasować sprzęt do różnych zadań zamiast kupować identyczne urządzenia dla wszystkich użytkowników.

Urządzenie kolorowe jest bardziej złożone

Drukarka monochromatyczna wykorzystuje jeden kolor tonera. Urządzenie kolorowe pracuje z czterema kolorami i posiada bardziej rozbudowany układ odpowiedzialny za tworzenie oraz przenoszenie obrazu.

Większa liczba materiałów i elementów eksploatacyjnych oznacza, że przy wyborze urządzenia kolorowego trzeba patrzeć nie tylko na cenę czarnego tonera.

Znaczenie mają również tonery kolorowe, zespoły obrazowania i pozostałe elementy przewidziane do okresowej wymiany.

Czy wydruk czarno-biały na urządzeniu kolorowym jest problemem?

Nie. Profesjonalne urządzenie kolorowe może normalnie wykonywać dokumenty czarno-białe.

Jeżeli jednak firma praktycznie nigdy nie korzysta z koloru, utrzymywanie bardziej rozbudowanej konstrukcji tylko dlatego, że posiada taką możliwość, może nie mieć ekonomicznego uzasadnienia.

Z drugiej strony firma regularnie potrzebująca koloru nie powinna rezygnować z niego wyłącznie z obawy przed kosztami. Ważniejsze jest dobranie właściwego urządzenia i sposobu jego eksploatacji.

Kolor można kontrolować

W środowisku firmowym możliwość drukowania w kolorze nie musi oznaczać, że każdy dokument będzie drukowany kolorowo.

Urządzenia i systemy druku mogą pozwalać na ustawienie domyślnego wydruku czarno-białego, pozostawiając użytkownikowi możliwość świadomego wybrania koloru wtedy, gdy jest potrzebny.

W zależności od urządzenia można również stosować ustawienia dla konkretnych użytkowników lub rodzajów pracy.

Dzięki temu kolor pozostaje dostępny, ale nie jest wykorzystywany przypadkowo.

Nie każdy kolorowy dokument wymaga jakości fotograficznej

Kolor w dokumentach biznesowych najczęściej służy do prezentowania logo, wykresów, oznaczeń, zdjęć produktów albo elementów oferty.

Nie oznacza to, że urządzenie musi być przeznaczone do profesjonalnego druku fotograficznego.

Przy wyborze sprzętu trzeba rozróżnić potrzebę zwykłego, dobrej jakości koloru biurowego od zastosowań graficznych wymagających szczególnej dokładności odwzorowania barw.

Szybkość druku w kolorze

W starszych konstrukcjach różnica pomiędzy szybkością druku monochromatycznego i kolorowego mogła być znacząca.

W wielu współczesnych urządzeniach biurowych prędkość pracy w obu trybach jest taka sama lub bardzo zbliżona.

Jeżeli jednak firma wykonuje duże kolorowe nakłady, warto sprawdzić rzeczywistą wydajność konkretnego urządzenia zamiast zakładać ją na podstawie samej klasy sprzętu.

Koszt strony zależy od tego, co znajduje się na wydruku

Nie każdy wydruk kolorowy zużywa taką samą ilość tonera.

Strona zawierająca niewielkie kolorowe logo jest czymś zupełnie innym niż pełna fotografia lub grafika zajmująca całą powierzchnię kartki.

Dlatego deklarowanego kosztu strony nie należy traktować jako identycznego dla każdego dokumentu. Rzeczywiste zużycie materiałów zależy od rodzaju drukowanych treści.

A może dwa urządzenia zamiast jednego?

W niektórych firmach najlepszym rozwiązaniem jest rozdzielenie zadań.

Szybkie urządzenie monochromatyczne może wykonywać dużą liczbę zwykłych dokumentów, a urządzenie kolorowe obsługiwać oferty i materiały wymagające koloru.

W innym biurze jedno właściwie dobrane urządzenie kolorowe może bez problemu zastąpić oba.

Nie istnieje jedna konfiguracja właściwa dla wszystkich firm.

Sprawdź liczniki przed podjęciem decyzji

Jeżeli firma posiada już urządzenie kolorowe, warto przed jego wymianą sprawdzić liczniki.

Informacja o liczbie stron kolorowych i monochromatycznych pokazuje rzeczywisty sposób wykorzystania sprzętu.

Może się okazać, że kolor stanowi znaczną część pracy i jest rzeczywiście potrzebny. Może również wyjść na jaw, że przez kilka lat wykonano zaledwie niewielką liczbę kolorowych stron.

Takie dane są znacznie lepszą podstawą decyzji niż przypuszczenie, że kolor „czasami się przydaje”.

Monochromatyczna nie oznacza gorsza

Urządzenie czarno-białe nie jest uboższą wersją urządzenia kolorowego, jeżeli zostało przeznaczone do innego rodzaju pracy.

W firmie wykonującej duże ilości dokumentów tekstowych profesjonalne urządzenie monochromatyczne może być dokładnie tym, czego potrzeba: szybkim, prostszym i ekonomicznym narzędziem do konkretnego zadania.

Kolorowa nie oznacza niepotrzebnie droga

Tak samo nie należy automatycznie zakładać, że urządzenie kolorowe jest luksusem.

Jeżeli kolorowe dokumenty są częścią codziennej pracy, możliwość wykonania ich od ręki w biurze może być znacznie wygodniejsza niż korzystanie z zewnętrznych usług albo utrzymywanie dodatkowego sprzętu.

Liczy się rzeczywista potrzeba, a nie sama obecność koloru.

Najpierw sposób pracy, potem urządzenie

Jeżeli firma drukuje niemal wyłącznie dokumenty tekstowe, urządzenie monochromatyczne może być najbardziej racjonalnym wyborem.

Jeżeli kolor jest regularnie wykorzystywany w ofertach, prezentacjach, dokumentacji lub materiałach dla klientów, warto dobrać urządzenie kolorowe odpowiadające rzeczywistemu obciążeniu.

Tak jak w przypadku formatu A4 i A3, nie ma rozwiązania z definicji lepszego. Jest urządzenie lepiej albo gorzej dopasowane do pracy, którą ma wykonywać.