Drukarka A4 czy kopiarka A3 – co wybrać do firmy?

Wybierając urządzenie do biura, łatwo założyć, że większa kopiarka będzie rozwiązaniem bardziej profesjonalnym i przyszłościowym. W praktyce najważniejsze jest nie to, które urządzenie ma więcej możliwości, lecz które odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy firmy.

Czy firma rzeczywiście drukuje w formacie A3?

To pierwsze pytanie, które warto zadać. Faktury, umowy, korespondencja, dokumenty księgowe i większość typowych materiałów biurowych powstają w formacie A4.

Jeżeli A3 nie jest wykorzystywane albo pojawia się kilka razy w roku, utrzymywanie większego urządzenia wyłącznie na taką ewentualność może nie mieć uzasadnienia.

Inaczej wygląda sytuacja w firmach pracujących z dokumentacją techniczną, projektami, zestawieniami, planami, materiałami graficznymi czy większymi arkuszami. Tam możliwość pracy z A3 może być potrzebna każdego dnia.

A3 oznacza nie tylko większy wydruk

Urządzenia obsługujące A3 są zazwyczaj większymi konstrukcjami przeznaczonymi do pracy grupowej. Często mają pojemniejsze podajniki papieru, większe materiały eksploatacyjne, rozbudowane możliwości skanowania oraz dodatkowe opcje wykańczania dokumentów.

Dlatego wybór pomiędzy A4 i A3 nie zawsze sprowadza się wyłącznie do formatu papieru.

Mała drukarka czy urządzenie dla całego biura?

W niewielkim biurze korzystającym z urządzenia sporadycznie kompaktowa drukarka lub urządzenie wielofunkcyjne A4 może być rozwiązaniem najbardziej praktycznym.

Zajmuje niewiele miejsca, może stać blisko stanowisk pracy i nie wymaga wydzielania osobnej przestrzeni.

Przy większej liczbie użytkowników sytuacja się zmienia. Jedno urządzenie może każdego dnia obsługiwać wiele osób i tysiące dokumentów. Wtedy większa konstrukcja może zapewnić wygodniejszą pracę nawet wtedy, gdy większość wydruków nadal wykonywana jest w A4.

Znaczenie ma miesięczne obciążenie

Dwie firmy mogą drukować wyłącznie A4, a mimo to potrzebować zupełnie różnych urządzeń.

Jedna wykonuje kilkaset stron miesięcznie. Druga kilkanaście albo kilkadziesiąt tysięcy.

W drugim przypadku niewielkie urządzenie A4 może technicznie wykonywać wymagane wydruki, ale jego materiały, podajniki i konstrukcja mogą nie być odpowiednie do takiego obciążenia.

Dlatego format papieru zawsze trzeba rozpatrywać razem z rzeczywistym przebiegiem.

Skanowanie dokumentów

Większe urządzenia wielofunkcyjne często pełnią w firmie również rolę centralnego skanera.

Jeżeli pracownicy regularnie skanują wielostronicowe dokumenty, istotne stają się szybkość podajnika, skanowanie dwustronne oraz możliwość wysyłania dokumentów bezpośrednio do odpowiednich miejsc w sieci.

W takim środowisku możliwości skanera mogą mieć większe znaczenie niż sam format A3.

Miejsce w biurze

Urządzenie A3 wymaga więcej przestrzeni. Najczęściej jest sprzętem wolnostojącym, podczas gdy wiele urządzeń A4 można ustawić na biurku lub niewielkiej szafce.

Przed wyborem warto więc uwzględnić nie tylko parametry techniczne, ale również fizyczne miejsce instalacji oraz wygodny dostęp dla użytkowników.

Koszt wydruku

Większe urządzenie nie musi automatycznie oznaczać droższego wydruku.

Profesjonalne urządzenia wykorzystują materiały o dużej wydajności, dlatego przy odpowiednio dużym przebiegu koszt pojedynczej strony może być atrakcyjniejszy niż w niewielkiej drukarce korzystającej z małych tonerów.

Przy bardzo małym obciążeniu sytuacja może wyglądać odwrotnie. Dlatego koszt trzeba odnosić do rzeczywistej liczby wykonywanych wydruków.

Czy potrzebujesz kilku rodzajów papieru?

W biurach wykorzystujących papier firmowy, zwykły papier, etykiety lub inne nośniki przydatne mogą być dodatkowe kasety i podajniki.

Większe urządzenia dają zwykle większe możliwości konfiguracji źródeł papieru. Jeżeli jednak firma używa wyłącznie standardowego A4, rozbudowany system podawania papieru może pozostać niewykorzystany.

Nie kupuj A3 na wszelki wypadek

Argument, że większe urządzenie może kiedyś się przydać, nie powinien samodzielnie decydować o zakupie.

Jeżeli potrzeby firmy się zmienią, urządzenie również można zmienić. Szczególnie przy wynajmie sprzętu konfiguracja może być dostosowywana do rozwoju przedsiębiorstwa.

Kupowanie możliwości, których firma prawdopodobnie nigdy nie wykorzysta, nie daje automatycznie lepszego rozwiązania.

Nie skreślaj A3 tylko dlatego, że dziś drukujesz głównie A4

Działa to również w drugą stronę.

Jeżeli urządzenie ma obsługiwać wielu użytkowników, wykonywać duże przebiegi, intensywnie skanować i stanowić centralny punkt obsługi dokumentów, profesjonalna maszyna A3 może być właściwym rozwiązaniem nawet wtedy, gdy zdecydowana większość wydruków powstaje w A4.

Decyduje całość zastosowania, a nie jeden parametr.

A4 czy A3?

Jeżeli firma wykonuje niewielkie lub średnie przebiegi, korzysta głównie z A4 i nie potrzebuje rozbudowanej obsługi dokumentów, urządzenie A4 może w pełni wystarczyć.

Jeżeli potrzebne jest A3, duże obciążenie, intensywne skanowanie, wiele źródeł papieru albo jedno centralne urządzenie dla większej liczby pracowników, warto rozważyć urządzenie większej klasy.

Nie istnieje więc zasada, że kopiarka A3 jest lepsza od urządzenia A4. Lepsze jest urządzenie właściwie dobrane do pracy, którą ma wykonywać.