Wynajem drukarki lub kopiarki – na czym polega?

Firma potrzebująca urządzenia do drukowania, kopiowania i skanowania nie zawsze musi je kupować. Alternatywą jest wynajem, nazywany również dzierżawą, w którym urządzenie pozostaje własnością dostawcy, a klient korzysta z niego na ustalonych warunkach.

Sam fakt, że urządzenie nie należy do użytkownika, nie jest jednak najważniejszą cechą tego rozwiązania. W praktyce o wartości wynajmu decyduje przede wszystkim to, co dzieje się ze sprzętem podczas całego okresu jego użytkowania.

Zakup i wynajem to dwa różne modele

Przy zakupie firma staje się właścicielem urządzenia i samodzielnie odpowiada za jego dalszą eksploatację. Organizuje serwis, zamawia materiały eksploatacyjne i podejmuje decyzje dotyczące napraw.

W przypadku wynajmu część tych obowiązków może przejąć firma udostępniająca urządzenie. Dokładny zakres zależy od warunków współpracy, dlatego dwóch ofert wynajmu nie należy porównywać wyłącznie na podstawie samego urządzenia.

Co może obejmować wynajem?

Podstawą jest oczywiście udostępnienie urządzenia dopasowanego do potrzeb użytkownika. W zależności od przyjętego modelu współpracy obsługa może obejmować również serwis, przeglądy, materiały eksploatacyjne oraz inne czynności związane z utrzymaniem sprzętu w prawidłowym stanie.

Dzięki temu firma korzystająca z urządzenia nie musi oddzielnie organizować każdego z tych elementów.

Nie oznacza to jednak, że każda umowa wynajmu wygląda tak samo. Przed rozpoczęciem współpracy trzeba wiedzieć, które elementy rzeczywiście są w niej zawarte i za co odpowiada każda ze stron.

Najpierw trzeba dobrać właściwe urządzenie

Wynajem nie rozwiązuje problemu źle dobranego sprzętu.

Jeżeli urządzenie jest za małe w stosunku do rzeczywistego obciążenia, będzie pracowało na granicy swoich możliwości. Z kolei znacznie większa maszyna może być po prostu niepotrzebna.

Dlatego przed wyborem urządzenia warto określić między innymi przewidywaną liczbę wydruków, udział druku kolorowego, wymagane formaty papieru, potrzebę skanowania oraz liczbę osób korzystających ze sprzętu.

Znaczenie ma także sposób pracy firmy. Innego urządzenia potrzebuje niewielkie biuro wykonujące głównie dokumenty tekstowe, a innego miejsce, w którym każdego dnia powstają duże ilości wydruków lub skanów.

Co dzieje się w przypadku awarii?

To jeden z ważniejszych elementów, które należy ustalić przed wynajmem.

Urządzenie biurowe jest narzędziem pracy. Jeżeli przestaje działać, istotne staje się nie tylko to, kto zapłaci za naprawę, ale również kto ją zorganizuje i jak szybko sprzęt wróci do pracy.

W modelu obejmującym obsługę techniczną użytkownik zgłasza problem firmie odpowiedzialnej za urządzenie. Nie musi samodzielnie szukać serwisu, diagnozować usterki ani ustalać, jakie części należy zamówić.

Zakres odpowiedzialności powinien jednak wynikać z ustalonych warunków współpracy, a nie z samego określenia „wynajem”.

A co z tonerami i innymi materiałami?

Materiały eksploatacyjne również mogą być częścią obsługi wynajmowanego urządzenia.

To wygodne szczególnie wtedy, gdy firma korzysta z większej liczby urządzeń. Zamiast każdorazowo sprawdzać modele i symbole materiałów, zaopatrzenie może być prowadzone w ramach jednej współpracy.

Trzeba przy tym odróżnić materiały zużywane podczas normalnej pracy urządzenia od elementów i produktów, które mogą być rozliczane na innych zasadach. Dlatego również tutaj znaczenie mają konkretne warunki, a nie sama nazwa usługi.

Czy wynajem oznacza zawsze nowe urządzenie?

Nie. Wynajmowane może być zarówno urządzenie nowe, jak i używane.

W przypadku sprzętu używanego znacznie ważniejszy od samego wieku jest jego rzeczywisty stan techniczny, przebieg, historia oraz przygotowanie do dalszej eksploatacji.

Dobrze przygotowane urządzenie używane może przez długi czas prawidłowo wykonywać swoją pracę. Z kolei sam fakt, że sprzęt jest nowszy, nie oznacza automatycznie, że będzie najlepiej dopasowany do potrzeb konkretnej firmy.

Dlaczego firmy wybierają wynajem?

Jednym z powodów jest brak konieczności zakupu urządzenia na własność. Dla wielu firm równie ważne jest jednak przeniesienie części obowiązków związanych z jego eksploatacją na jednego dostawcę.

Zamiast osobno kupować sprzęt, organizować naprawy i pamiętać o materiałach, można objąć te elementy jednym modelem współpracy.

Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy drukowanie i skanowanie są potrzebne do codziennej pracy, ale firma nie chce samodzielnie zajmować się techniczną stroną utrzymania urządzeń.

Kiedy zakup może być lepszym rozwiązaniem?

Wynajem nie jest rozwiązaniem, które zawsze musi być korzystniejsze od zakupu.

Firma może chcieć posiadać urządzenie na własność, samodzielnie decydować o sposobie jego eksploatacji albo korzystać ze sprzętu w warunkach, w których zakup jest po prostu bardziej odpowiednim modelem.

Dlatego decyzja nie powinna zaczynać się od pytania „wynająć czy kupić?”, lecz od ustalenia rzeczywistych potrzeb.

Dopiero wtedy można porównać oba rozwiązania w odniesieniu do konkretnego urządzenia i sposobu jego użytkowania.

Wynajem to przede wszystkim sposób organizacji obsługi

Samo postawienie urządzenia w biurze nie tworzy jeszcze dobrej usługi wynajmu.

Znaczenie ma właściwy dobór sprzętu, określenie odpowiedzialności za jego stan techniczny, sposób zgłaszania problemów, zaopatrzenie w materiały oraz zasady postępowania w przypadku awarii.

Dobrze zorganizowany wynajem sprawia, że użytkownik może skoncentrować się na korzystaniu z urządzenia, a techniczna strona jego eksploatacji pozostaje po stronie firmy, która się nim opiekuje.