Własna drukarka czy punkt ksero – kiedy lepiej zlecić wydruk?

Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne pozwalają dziś wykonać w biurze znaczną część prac, które kiedyś automatycznie zlecano punktom ksero. Dokumenty, oferty, prezentacje, formularze czy niewielkie materiały informacyjne można wydrukować bez wychodzenia z firmy. Nie oznacza to jednak, że własne urządzenie jest najlepszym rozwiązaniem przy każdym zleceniu.

Codzienne dokumenty najlepiej drukować na miejscu

Własne urządzenie jest przede wszystkim narzędziem codziennej pracy. Jeżeli potrzebujemy kilku egzemplarzy umowy, zestawienia, faktury, dokumentacji czy prezentacji, możliwość wykonania wydruku od razu jest znacznie ważniejsza niż szukanie zewnętrznego wykonawcy.

Przy regularnie powtarzających się pracach znaczenie ma również wygoda. Dokument można poprawić i natychmiast wydrukować ponownie, bez przesyłania plików i oczekiwania na realizację.

Format urządzenia wyznacza pierwszą granicę

Większość niewielkich drukarek biurowych obsługuje przede wszystkim format A4. Większe urządzenia wielofunkcyjne często pozwalają również na pracę z A3.

Jeżeli potrzebny jest większy format, własne urządzenie może po prostu nie mieć technicznej możliwości wykonania takiej pracy.

Dotyczy to szczególnie planów, rysunków technicznych, schematów, plakatów i innych materiałów wielkoformatowych. W takim przypadku zlecenie wydruku nie wynika z opłacalności, lecz z potrzebnego wyposażenia.

Znaczenie ma liczba egzemplarzy

Wydrukowanie kilkunastu stron na urządzeniu biurowym nie stanowi problemu. Przy kilkuset albo kilku tysiącach wydruków sytuacja wygląda inaczej.

Urządzenie może technicznie wykonać takie zadanie, ale przez długi czas będzie zajęte tylko jedną pracą. W biurze oznacza to ograniczenie dostępu do sprzętu dla pozostałych użytkowników.

Przy większym nakładzie punkt dysponujący odpowiednim zapleczem może wykonać pracę szybciej i bez blokowania urządzenia potrzebnego do codziennej pracy firmy.

Nie każdy papier nadaje się do każdej drukarki

Urządzenia mają określony zakres obsługiwanych gramatur, formatów i rodzajów papieru.

To, że arkusz fizycznie mieści się w podajniku, nie oznacza jeszcze, że można na nim prawidłowo drukować. Zbyt gruby albo nietypowy materiał może powodować problemy z pobieraniem, transportem lub utrwalaniem obrazu.

Przed użyciem niestandardowego papieru warto sprawdzić możliwości urządzenia zamiast eksperymentować na przypadkowym materiale.

W punkcie ksero lub drukarni można dobrać urządzenie odpowiednie do konkretnego podłoża i pracy.

Jakość biurowa i jakość materiałów reprezentacyjnych

Współczesne urządzenia biurowe potrafią drukować w bardzo dobrej jakości. Do ofert, prezentacji czy zwykłych materiałów firmowych często jest ona całkowicie wystarczająca.

Inne wymagania może mieć materiał przeznaczony do prezentacji firmy na zewnątrz, szczególnie gdy istotne są fotografie, precyzyjne kolory, nietypowy papier albo specjalne wykończenie.

Nie oznacza to, że każdy materiał reklamowy trzeba zlecać. Trzeba natomiast odróżnić sytuację, w której potrzebujemy dobrego wydruku biurowego, od pracy wymagającej technologii przeznaczonej do produkcji poligraficznej.

Wykończenie często decyduje o zleceniu pracy

Sam wydruk może być dopiero pierwszym etapem.

Dokument może wymagać przycięcia, złożenia, bindowania, laminowania, oprawy albo innej obróbki. Jeżeli firma nie posiada odpowiedniego wyposażenia, ręczne wykonywanie takich czynności przy większej liczbie egzemplarzy staje się czasochłonne i nie zawsze daje dobry rezultat.

Punkt posiadający urządzenia do dalszej obróbki może oddać materiał już w gotowej postaci.

Czy drukowanie samemu zawsze jest tańsze?

Nie można tego określić wyłącznie na podstawie ceny tonera.

Koszt własnego wydruku obejmuje materiały eksploatacyjne, papier i zużycie urządzenia. Przy większej pracy dochodzi również czas potrzebny na jej obsługę oraz fakt, że urządzenie w tym czasie nie wykonuje innych zadań.

Z drugiej strony zlecanie na zewnątrz każdej niewielkiej pracy również nie miałoby ekonomicznego sensu.

Granica zależy więc od konkretnego zadania i posiadanego sprzętu.

A co z dokumentami poufnymi?

Własne urządzenie może być lepszym rozwiązaniem, gdy dokument zawiera informacje, których firma nie chce przekazywać na zewnątrz.

Zlecenie wydruku oznacza konieczność udostępnienia pliku lub papierowego oryginału wykonawcy. Przy materiałach zawierających dane osobowe, informacje handlowe czy dokumentację wewnętrzną sposób przekazania i przetwarzania materiałów powinien być brany pod uwagę.

Nie oznacza to, że takich dokumentów nie można bezpiecznie zlecać. Wymagają jednak odpowiedniego sposobu obsługi.

Nie trzeba wybierać jednego rozwiązania

Własne urządzenie i punkt ksero nie są rozwiązaniami, które muszą ze sobą konkurować.

Najbardziej praktyczny model polega na wykonywaniu we własnym biurze tych prac, do których posiadane urządzenie zostało dobrane, i zlecaniu na zewnątrz zadań wykraczających poza jego normalne zastosowanie.

Dzięki temu nie ma potrzeby kupowania dużego urządzenia tylko dlatego, że kilka razy w roku potrzebny jest nietypowy wydruk. Nie ma też sensu zlecać na zewnątrz codziennych dokumentów, jeżeli własna drukarka wykonuje je szybko i prawidłowo.

Urządzenie powinno być dobrane do codziennej pracy

Jeżeli większość typowych wydruków firmy wymaga ciągłego korzystania z punktu zewnętrznego, może to oznaczać, że posiadane urządzenie nie odpowiada rzeczywistym potrzebom.

Jeżeli natomiast nietypowa praca pojawia się sporadycznie, zakup sprzętu przeznaczonego specjalnie do niej może być całkowicie nieuzasadniony.

Własna drukarka lub kopiarka powinna przede wszystkim dobrze wykonywać codzienne zadania firmy. Punkt ksero lub drukarnia uzupełniają jej możliwości wtedy, gdy potrzebny jest większy format, większy nakład, nietypowy materiał albo dodatkowe wykończenie.