Rozliczenie za wydruk przy wynajmie drukarki – co właściwie obejmuje?

W ofertach wynajmu drukarek i kserokopiarek często pojawia się cena jednej strony albo określenie „rozliczenie za kopię”. Na pierwszy rzut oka wygląda to bardzo prosto: urządzenie ma licznik, na koniec okresu sprawdzamy jego stan i mnożymy liczbę wykonanych wydruków przez ustaloną stawkę. W praktyce najważniejsze pytanie brzmi jednak nie „ile kosztuje strona?”, lecz „co dokładnie znajduje się w tej cenie?”.

Co właściwie liczy urządzenie?

Profesjonalne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne posiadają liczniki rejestrujące wykonane wydruki i kopie.

W urządzeniach monochromatycznych rozliczenie może opierać się na jednym podstawowym liczniku. Maszyny kolorowe zazwyczaj rozróżniają wydruki czarno-białe i kolorowe, ponieważ ich koszt eksploatacji jest inny.

Sposób naliczania powinien być jasno określony przed rozpoczęciem współpracy, żeby obie strony dokładnie wiedziały, według jakich danych będzie wykonywane rozliczenie.

Kopia i wydruk mogą trafiać do tego samego licznika

Z punktu widzenia eksploatacji urządzenia nie ma większego znaczenia, czy obraz powstał z pliku przesłanego z komputera, czy z dokumentu położonego na szybie skanera.

W obu przypadkach mechanizm drukujący wykonuje stronę, zużywając materiały i podzespoły.

Dlatego w typowym rozliczeniu licznik obejmuje zarówno wydruki, jak i kopie. Samo skanowanie dokumentu bez jego wydrukowania jest natomiast inną operacją i nie powinno być traktowane jak wykonana strona drukowana.

Co może znajdować się w cenie jednej strony?

Zakres zależy od konkretnej umowy.

W stawce mogą być uwzględnione tonery, obsługa serwisowa, części eksploatacyjne, naprawy oraz inne elementy związane z utrzymaniem urządzenia w sprawności.

Nie należy jednak zakładać tego automatycznie. Dwie oferty z podobną ceną jednej strony mogą obejmować zupełnie inny zakres usług.

Dlatego porównanie samych stawek bez przeczytania warunków może prowadzić do błędnych wniosków.

A co z papierem?

Papier bardzo często pozostaje po stronie użytkownika.

Ma to praktyczne uzasadnienie, ponieważ firmy korzystają z różnych formatów, gramatur, papierów firmowych i innych materiałów.

Jeżeli oferta obejmuje również papier, powinno to być zapisane jednoznacznie. Nie warto zakładać, że określenie „wszystkie materiały eksploatacyjne” automatycznie oznacza także papier.

Toner w ramach rozliczenia

Jedną z największych zalet rozliczenia eksploatacji według liczników może być brak konieczności osobnego kupowania kolejnych tonerów.

Dostawca zna model urządzenia i jego zużycie, dlatego odpowiednie materiały mogą być dostarczane w ramach ustalonej obsługi.

Dla użytkownika oznacza to nie tylko uproszczenie zakupów. Odpada również ryzyko zamówienia niewłaściwego materiału albo przypadkowego stosowania produktów o różnej jakości.

Co z bębnami i innymi elementami eksploatacyjnymi?

Toner nie jest jedynym elementem zużywającym się podczas pracy urządzenia.

W zależności od konstrukcji okresowej wymiany wymagają również bębny, zespoły obrazowania, elementy transferu, utrwalania, rolki i inne podzespoły.

Przy pełnej obsłudze koszt ich zużycia może być uwzględniony w stawce za wydruk. Dzięki temu klient nie otrzymuje nagle dużej faktury tylko dlatego, że urządzenie osiągnęło przebieg wymagający wymiany przewidzianego przez producenta elementu.

Czy naprawy są wliczone?

To jeden z punktów, które trzeba sprawdzić szczególnie dokładnie.

Jeżeli serwis jest częścią umowy, zwykła awaria wynikająca z normalnej eksploatacji urządzenia może być obsługiwana bez osobnego rozliczania każdej wizyty technika.

Nie oznacza to jednak, że każda możliwa szkoda musi być objęta takimi warunkami. Uszkodzenie mechaniczne spowodowane niewłaściwą obsługą, zalanie urządzenia albo użycie nieodpowiedniego materiału może podlegać innym zasadom.

Zakres odpowiedzialności powinien wynikać z umowy, a nie z domysłów.

Opłata stała i opłata za wydruki

Wynajem może składać się z części stałej oraz części zależnej od rzeczywistego wykorzystania urządzenia.

Opłata stała może dotyczyć samego udostępnienia sprzętu, natomiast przebieg rozliczany jest według liczników.

Taki model powoduje, że część kosztu zmienia się razem z faktycznym wykorzystaniem maszyny. Firma wykonująca mniej wydruków zużywa mniej materiałów, a intensywnie korzystająca z urządzenia rozlicza odpowiednio większy przebieg.

Minimalna liczba wydruków

Niektóre umowy mogą przewidywać określone minimum miesięczne.

Oznacza to, że nawet przy mniejszej liczbie wykonanych stron rozliczana jest ustalona wartość minimalna.

Samo takie rozwiązanie nie jest ani dobre, ani złe. Trzeba jedynie uwzględnić je podczas porównywania ofert i sprawdzić, czy odpowiada rzeczywistemu przebiegowi firmy.

Bardzo niska stawka przy wysokim obowiązkowym minimum może być mniej korzystna niż nieco wyższa cena bez takiego zobowiązania.

Kolor i czerń to zwykle dwie różne stawki

W urządzeniu kolorowym koszt strony kolorowej jest zazwyczaj wyższy niż monochromatycznej.

Nie oznacza to, że każda strona zawierająca minimalny kolor musi być traktowana identycznie w każdym systemie rozliczeniowym. Sposób kwalifikacji zależy od urządzenia i zasad umowy.

Dlatego firma drukująca dużo dokumentów z niewielkimi kolorowymi elementami powinna wiedzieć, w jaki sposób konkretny sprzęt będzie je zliczał.

Jak odczytywane są liczniki?

Liczniki mogą być przekazywane ręcznie, odczytywane podczas wizyt serwisowych albo pobierane automatycznie, jeżeli urządzenie i środowisko klienta na to pozwalają.

Automatyzacja upraszcza obsługę, szczególnie przy większej liczbie urządzeń lub wielu lokalizacjach.

Niezależnie od sposobu odczytu klient powinien mieć możliwość sprawdzenia wartości bezpośrednio na urządzeniu. Rozliczenie powinno opierać się na danych, które można zweryfikować.

Nie porównuj ofert wyłącznie po cenie strony

Stawka 0,03 zł wygląda lepiej niż 0,04 zł. Taka różnica sama w sobie nie mówi jednak jeszcze, która oferta jest tańsza.

Jeżeli pierwsza nie obejmuje części, dojazdów albo określonych napraw, a druga zapewnia pełną obsługę, rzeczywisty koszt może wyglądać zupełnie inaczej.

Trzeba porównywać identyczny zakres: urządzenie, opłatę stałą, minimalny przebieg, materiały, serwis, części, sposób dostaw i pozostałe warunki.

Dopiero wtedy cena jednej strony staje się użytecznym parametrem.

Dlaczego taki sposób rozliczania jest wygodny?

Największą zaletą jest możliwość powiązania znacznej części kosztów z rzeczywistym wykorzystaniem urządzenia.

Firma nie musi oddzielnie analizować każdej kasety tonera, części i wizyty serwisowej. Przy dobrze skonstruowanej umowie wiele takich kosztów zostaje zamienionych w prosty, przewidywalny model rozliczenia.

Ma to szczególne znaczenie przy większej liczbie urządzeń, gdzie ręczne kontrolowanie wszystkich materiałów i napraw staje się dodatkowym zadaniem administracyjnym.

Najważniejszy jest zakres, nie sama stawka

Rozliczenie za wydruk może być bardzo przejrzystym sposobem obsługi urządzenia, pod warunkiem że od początku wiadomo, co zawiera ustalona cena.

Przed podpisaniem umowy warto więc ustalić stawkę za wydruk monochromatyczny i kolorowy, ewentualne minimum, zakres materiałów, serwis, części oraz sposób odczytu liczników.

Dopiero taki komplet informacji pozwala rzeczywiście porównać ofertę i ocenić koszt korzystania z urządzenia.