Używana kserokopiarka do firmy – kiedy warto ją kupić?

Zakup urządzenia używanego często kojarzy się przede wszystkim z oszczędnością. W przypadku profesjonalnych kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych sprawa jest jednak bardziej interesująca. Maszyny tej klasy są projektowane do znacznie większych obciążeń niż niewielkie urządzenia biurkowe, dlatego prawidłowo eksploatowany i przygotowany sprzęt może mieć przed sobą jeszcze długi okres pracy.

Wiek urządzenia nie mówi wszystkiego

Dwie kserokopiarki wyprodukowane w tym samym roku mogą znajdować się w zupełnie innym stanie. Jedna mogła wykonywać kilka tysięcy wydruków miesięcznie, druga pracować intensywnie każdego dnia.

Dlatego sam rok produkcji nie wystarcza do oceny urządzenia. Znacznie ważniejsze są jego przebieg, warunki dotychczasowej eksploatacji, historia serwisowa oraz rzeczywisty stan podzespołów.

Przebieg trzeba oceniać w odniesieniu do klasy urządzenia

Duża liczba wykonanych wydruków nie zawsze oznacza, że urządzenie jest zużyte.

Profesjonalne maszyny są projektowane do pracy z określonymi miesięcznymi obciążeniami. Przebieg, który dla niewielkiej drukarki byłby bardzo wysoki, dla większej kserokopiarki może być normalnym etapem eksploatacji.

Dlatego licznika nie należy oceniać w oderwaniu od konkretnego modelu i jego konstrukcji.

Co należy sprawdzić przed zakupem?

Urządzenie powinno zostać sprawdzone technicznie, a nie tylko uruchomione na kilka minut.

Znaczenie ma jakość wydruków i kopii, działanie podajników papieru, druk dwustronny, skaner, automatyczny podajnik dokumentów oraz pozostałe wyposażenie konkretnej maszyny.

Trzeba również ocenić stan elementów eksploatacyjnych i podzespołów, których wymiana może być potrzebna w niedalekiej przyszłości.

Tani zakup może przestać być tani, jeżeli bezpośrednio po instalacji konieczna będzie kosztowna naprawa.

Materiały eksploatacyjne i części

Przed zakupem starszego modelu warto sprawdzić dostępność tonerów, części i elementów eksploatacyjnych.

Sprawna maszyna ma wartość użytkową tylko wtedy, kiedy będzie można ją później normalnie serwisować.

W przypadku popularnych modeli części mogą pozostawać dostępne przez wiele lat. Przy urządzeniach rzadkich lub bardzo starych sytuacja może wyglądać inaczej.

Dlatego atrakcyjna cena urządzenia nie powinna przesłaniać kosztów i możliwości jego późniejszego utrzymania.

Kolor wymaga dokładniejszego sprawdzenia

Kolorowe urządzenie wielofunkcyjne posiada bardziej rozbudowany układ obrazowania niż maszyna monochromatyczna.

Trzeba ocenić nie tylko to, czy urządzenie drukuje, ale również jakość poszczególnych kolorów, ich równomierność, pasowanie oraz stan elementów odpowiedzialnych za tworzenie i przenoszenie obrazu.

Niewielka wada widoczna na prostym dokumencie może stać się znacznie bardziej zauważalna na fotografii, grafice lub dużej powierzchni koloru.

Wyposażenie ma znaczenie

Ten sam podstawowy model urządzenia może występować w wielu konfiguracjach.

Dodatkowe kasety papieru, finiszer, moduł broszurujący, podajnik dokumentów czy inne wyposażenie mogą znacząco zmieniać możliwości maszyny.

Dlatego przed zakupem warto ustalić nie tylko model urządzenia, lecz również jego konkretną konfigurację.

Nie ma sensu płacić za wyposażenie, które nigdy nie będzie wykorzystywane. Z drugiej strony brak potrzebnego modułu może później ograniczać codzienną pracę.

Używane nie powinno oznaczać nieprzygotowane

Jest zasadnicza różnica pomiędzy urządzeniem po prostu zabranym z poprzedniej lokalizacji a maszyną sprawdzoną i przygotowaną do ponownej eksploatacji.

Przed przekazaniem kolejnemu użytkownikowi urządzenie powinno zostać skontrolowane, wyczyszczone i przetestowane. Elementy wymagające wymiany powinny zostać uwzględnione przed rozpoczęciem normalnej pracy.

Dzięki temu nowy użytkownik nie zaczyna od diagnozowania problemów pozostawionych przez poprzedniego właściciela.

Nowe czy używane?

Nowe urządzenie zapewnia między innymi pełny okres gwarancyjny, aktualną konstrukcję oraz brak wcześniejszej eksploatacji.

Używane może natomiast pozwolić uzyskać urządzenie wyższej klasy przy znacznie mniejszym wydatku.

Dlatego nie zawsze właściwe jest porównanie nowej i używanej maszyny tego samego segmentu. Czasami za podobną kwotę można wybierać pomiędzy nowym, niewielkim urządzeniem a używaną maszyną profesjonalną o znacznie większych możliwościach.

Które rozwiązanie będzie lepsze, zależy od rzeczywistych potrzeb firmy.

Nie kupuj parametrów, których nie potrzebujesz

Przy wyborze łatwo skupić się na szybkości drukowania, wielkości urządzenia czy liczbie dostępnych funkcji.

Tymczasem podstawowe pytanie brzmi: co firma rzeczywiście będzie na nim wykonywać?

Jeżeli potrzebny jest głównie czarno-biały druk A4, rozbudowana kolorowa maszyna A3 może być niepotrzebna. Jeżeli natomiast urządzenie ma obsługiwać wiele osób, skanować duże dokumenty i wykonywać tysiące stron miesięcznie, niewielka drukarka może szybko okazać się niewystarczająca.

Stan techniczny jest ważniejszy od wyglądu

Kserokopiarka może mieć zarysowaną obudowę i jednocześnie znajdować się w bardzo dobrym stanie technicznym. Może również wyglądać niemal jak nowa, a mieć mocno zużyte najważniejsze podzespoły.

Urządzenie jest narzędziem pracy. O jego wartości powinno więc decydować przede wszystkim to, co znajduje się wewnątrz i jak maszyna zachowuje się podczas normalnej eksploatacji.

Używana kserokopiarka może być bardzo dobrym wyborem

Nie ma powodu odrzucać profesjonalnego urządzenia wyłącznie dlatego, że wcześniej pracowało u innego użytkownika.

Jeżeli model jest odpowiednio dobrany, maszyna została sprawdzona, części i materiały pozostają dostępne, a jej stan odpowiada cenie, używane urządzenie może zapewnić firmie wiele lat normalnej pracy.

Największym ryzykiem nie jest więc sam zakup sprzętu używanego. Jest nim zakup urządzenia, o którego rzeczywistym stanie niewiele wiadomo.