Stałe dostawy tonerów do firmy – kiedy mają sens?

W niewielkim biurze z jedną drukarką zakup tonera zazwyczaj nie jest skomplikowany. Sytuacja zmienia się, gdy firma korzysta z kilku lub kilkunastu urządzeń, a każde z nich wymaga innych materiałów. Trzeba wiedzieć, jaki toner zamówić, kontrolować jego zużycie i odpowiednio wcześnie zadbać o kolejną sztukę. Wtedy zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne staje się normalnym procesem organizacyjnym.

Dlaczego kupowanie tonera dopiero po jego wyczerpaniu jest ryzykowne?

Urządzenie może sygnalizować niski poziom materiału wcześniej, ale moment pojawienia się komunikatu nie oznacza, że toner wystarczy na określoną liczbę kolejnych dni.

Zużycie zależy od liczby wykonywanych wydruków i ich pokrycia. W okresie intensywnej pracy materiał może skończyć się znacznie szybciej niż zwykle.

Jeżeli zapasowej kasety nie ma na miejscu, nawet całkowicie sprawna drukarka przestaje być dostępna do normalnej pracy.

Zapas tak, ale nie magazyn przypadkowych materiałów

Najprostszym zabezpieczeniem wydaje się kupienie kilku tonerów do każdego urządzenia. Przy większej liczbie modeli szybko prowadzi to jednak do tworzenia magazynu materiałów, których część może przez długi czas nie zostać wykorzystana.

Problem pojawia się również po wymianie urządzenia. Tonery kupione na zapas do poprzedniego modelu mogą przestać być potrzebne.

Dlatego celem nie powinno być zgromadzenie jak największego zapasu, lecz utrzymanie takiej liczby materiałów, która odpowiada rzeczywistemu zużyciu i możliwości szybkiego uzupełnienia.

Kilka urządzeń oznacza kilka różnych materiałów

Dwie podobnie wyglądające drukarki tego samego producenta nie muszą korzystać z tego samego tonera.

Przy większej flocie liczba symboli materiałów szybko rośnie. Dochodzą urządzenia kolorowe wymagające czterech kolorów oraz inne elementy eksploatacyjne przewidziane do okresowej wymiany.

W efekcie osoba odpowiedzialna za zakupy musi wiedzieć nie tylko, że „potrzebny jest toner”, ale dokładnie do którego urządzenia i jaki.

Stała obsługa pozwala uporządkować te informacje.

Jak określić potrzebny zapas?

Nie istnieje jedna liczba właściwa dla wszystkich firm.

Urządzenie wykonujące kilkaset stron miesięcznie ma zupełnie inne zapotrzebowanie niż maszyna drukująca kilkanaście tysięcy stron. Znaczenie ma także przewidywalność pracy. W jednej firmie liczba wydruków jest podobna przez cały rok, w innej występują okresy bardzo dużego obciążenia.

Dlatego zapas powinien wynikać z rzeczywistego zużycia poszczególnych urządzeń.

Nie chodzi o to, żeby tonerów nigdy nie zabrakło u dostawcy. Chodzi o to, żeby nie zabrakło ich użytkownikowi wtedy, kiedy urządzenie jest potrzebne.

Co daje jeden dostawca materiałów?

Przy przypadkowych zakupach tonery mogą pochodzić z różnych źródeł, a odpowiedzialność za prawidłowy dobór za każdym razem spoczywa na osobie składającej zamówienie.

Stała współpraca pozwala przypisać urządzenia do konkretnych materiałów i prowadzić historię ich dostaw.

Zmniejsza to ryzyko zamówienia niewłaściwego wkładu oraz upraszcza kolejne zamówienia. Nie trzeba za każdym razem ponownie odczytywać symbolu starej kasety albo szukać modelu urządzenia.

Oryginały i materiały alternatywne

Stałe dostawy nie oznaczają automatycznie stosowania wyłącznie jednego rodzaju materiałów.

W zależności od urządzenia i przyjętego sposobu eksploatacji mogą być wykorzystywane materiały oryginalne albo sprawdzone rozwiązania alternatywne.

Najważniejsze jest zachowanie kontroli nad tym, co rzeczywiście trafia do urządzeń. Jeżeli za każdym razem kupowany jest przypadkowy najtańszy zamiennik od innego producenta, trudno później ocenić przyczynę problemów z jakością czy powtarzalnością pracy.

Stałe źródło dostaw pozwala ograniczyć taką przypadkowość.

Toner może być częścią obsługi urządzenia

Jeżeli ta sama firma odpowiada za serwis oraz materiały eksploatacyjne, oba obszary można ze sobą połączyć.

Serwis zna wtedy urządzenia, ich stan i sposób eksploatacji, a przy problemie z jakością wydruku wie również, jakie materiały są w nich stosowane.

Ma to znaczenie diagnostyczne. Jeżeli zmieniła się jakość materiału albo problem pojawił się bezpośrednio po wymianie kasety, jest to informacja, którą można od razu uwzględnić podczas sprawdzania urządzenia.

Czy trzeba rozliczać każdy toner osobno?

Nie jest to jedyny możliwy model.

Materiały mogą być kupowane w tradycyjny sposób, dostarczane według ustalonego zapotrzebowania albo stanowić część szerszej umowy dotyczącej eksploatacji urządzeń.

Sposób rozliczenia powinien odpowiadać wielkości firmy i charakterowi pracy. Przy jednym urządzeniu rozbudowany system zaopatrzenia byłby niepotrzebny. Przy wielu maszynach możliwość uporządkowania dostaw zaczyna mieć realną wartość.

Co z urządzeniami w kilku lokalizacjach?

W firmach posiadających kilka oddziałów problem staje się jeszcze bardziej widoczny.

Każda lokalizacja może posiadać inne urządzenia i zużywać materiały w innym tempie. Centralne zakupy wymagają wtedy wiedzy, co znajduje się w poszczególnych miejscach i dokąd należy wysłać konkretny toner.

Prowadzenie uporządkowanej listy urządzeń i materiałów pozwala obsługiwać takie środowisko bez każdorazowego ustalania wszystkiego od początku.

Najważniejsza jest ciągłość pracy

Stałe dostawy tonerów nie mają służyć temu, żeby półki w firmie były wypełnione materiałami eksploatacyjnymi.

Ich celem jest sytuacja, w której odpowiedni materiał jest dostępny wtedy, kiedy rzeczywiście będzie potrzebny, bez tworzenia nieuzasadnionych zapasów i bez awaryjnego szukania tonera po zatrzymaniu urządzenia.

Przy jednej drukarce można osiągnąć to bardzo prostymi metodami. Przy większej liczbie urządzeń warto potraktować zaopatrzenie jako część ich normalnej obsługi.