Kiedy wezwać serwis drukarki lub kopiarki?

Wiele awarii urządzeń biurowych nie pojawia się nagle. Zanim drukarka, kopiarka lub urządzenie wielofunkcyjne całkowicie odmówi pracy, często przez pewien czas daje sygnały, że coś zaczyna działać nieprawidłowo.

Problem w tym, że dopóki urządzenie nadal drukuje, łatwo takie objawy zignorować. Nietypowy dźwięk, pojedyncza smuga na wydruku albo sporadyczne zacięcie papieru nie zawsze wydają się wystarczającym powodem do wezwania serwisu.

Czasem rzeczywiście nie oznaczają niczego poważnego. Czasem jednak są pierwszym objawem zużycia albo uszkodzenia, które z czasem prowadzi do znacznie większej awarii.

Zmiana jakości wydruku

Jednym z najbardziej widocznych sygnałów jest pogorszenie jakości wydruków.

Smugi, zabrudzenia, powtarzające się ślady, nierównomierne pokrycie tonerem, zanikanie fragmentów obrazu albo nieprawidłowe odwzorowanie kolorów mogą mieć różne przyczyny. Nie zawsze winny jest toner.

Za jakość wydruku odpowiada cały zespół współpracujących ze sobą elementów. W zależności od konstrukcji urządzenia problem może dotyczyć między innymi zespołu obrazowania, układu utrwalania, transferu, zabrudzenia elementów optycznych albo samego materiału eksploatacyjnego.

Jeżeli wymiana tonera nie rozwiązuje problemu, dalsze wymienianie kolejnych materiałów na próbę zwykle nie ma sensu. Wtedy urządzenie powinien sprawdzić serwis.

Nietypowe dźwięki

Sprawne urządzenie podczas pracy wydaje charakterystyczne dźwięki. Użytkownicy, którzy korzystają z niego codziennie, zazwyczaj dobrze je znają.

Dlatego nowego stukania, trzasków, pisków, tarcia czy wyraźnie głośniejszej pracy nie należy ignorować.

Nietypowy dźwięk może być pierwszym objawem problemu mechanicznego. Urządzenie może jeszcze normalnie wykonywać wydruki, ale dalsza praca uszkodzonego lub zużytego elementu może powodować kolejne szkody.

Jeżeli urządzenie nagle zaczęło brzmieć inaczej niż wcześniej, warto ustalić przyczynę, zanim przestanie działać.

Powtarzające się zacięcia papieru

Pojedyncze zacięcie papieru może zdarzyć się w każdym urządzeniu. Kartka może być zagięta, wilgotna, nieprawidłowo ułożona albo mieć parametry nieodpowiednie do wybranego ustawienia.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy zacięcia zaczynają się powtarzać.

Jeżeli papier regularnie zatrzymuje się w podobnym miejscu, trzeba znaleźć przyczynę. Może nią być zużycie elementów pobierających papier, problem z jego transportem, czujnikiem albo innym elementem toru papieru.

Samo wyciąganie kolejnych zaciętych kartek usuwa skutek, ale nie usuwa przyczyny.

Brudzenie urządzenia i rozsypujący się toner

Widoczny wewnątrz urządzenia toner również powinien zwrócić uwagę.

Niewielka ilość pyłu nie musi oznaczać awarii, ale wyraźne rozsypywanie materiału, silne zabrudzenie wnętrza albo regularne pojawianie się tonera w miejscach, w których nie powinien się znajdować, wymaga sprawdzenia.

Przyczyną może być materiał eksploatacyjny, ale również problem z innymi elementami urządzenia.

Dalsza praca mocno zabrudzonego urządzenia może dodatkowo pogarszać jakość wydruków i wpływać na pracę pozostałych podzespołów.

Komunikaty, które wracają

Współczesne urządzenia potrafią samodzielnie informować o wielu problemach.

Nie każdy komunikat oznacza konieczność wezwania technika. Część z nich dotyczy zwykłych czynności eksploatacyjnych, takich jak uzupełnienie papieru czy wymiana materiału.

Jeżeli jednak komunikat błędu regularnie powraca, urządzenie wymaga ciągłego restartowania albo problem znika tylko na chwilę, nie warto traktować tego jako normalnego sposobu pracy.

Usunięcie komunikatu nie zawsze oznacza usunięcie jego przyczyny.

Nie trzeba czekać, aż urządzenie stanie

Serwis nie powinien być wzywany dopiero wtedy, kiedy urządzenie całkowicie przestaje działać.

Wczesna diagnoza pozwala czasem zakończyć naprawę na czyszczeniu, regulacji albo wymianie zużywającego się elementu. Po dalszej eksploatacji ten sam problem może spowodować uszkodzenie kolejnych podzespołów.

Nie oznacza to oczywiście, że każdy nietypowy wydruk wymaga natychmiastowej wizyty technika. Istotne są przede wszystkim zmiany w zachowaniu urządzenia oraz problemy, które zaczynają się powtarzać lub stopniowo nasilają.

Co powinien zrobić serwis?

Pierwszym zadaniem serwisu powinno być ustalenie przyczyny problemu, a nie przypadkowa wymiana kolejnych części.

Dopiero po diagnozie można określić zakres potrzebnych prac i ocenić ich zasadność. Ma to szczególne znaczenie przy starszych urządzeniach, w których koszt poważnej naprawy może być niewspółmierny do wartości sprzętu.

W takiej sytuacji klient powinien dostać informację pozwalającą świadomie zdecydować, czy urządzenie naprawiać, czy rozważyć jego wymianę.

Stała opieka zmienia sposób reagowania

W firmach, w których urządzenia są intensywnie wykorzystywane, znaczenie ma również regularna obsługa.

Okresowe przeglądy i czyszczenie pozwalają zauważyć część problemów zanim staną się widoczne dla użytkowników. Serwisant zna również historię urządzenia, jego przebieg oraz wcześniej wykonywane naprawy.

Dzięki temu serwis nie musi za każdym razem zaczynać diagnozy od początku.

Nie każdej awarii można zapobiec. Można jednak nie ignorować sygnałów, które urządzenie daje wcześniej.

Jeżeli drukarka lub kopiarka zaczyna pracować inaczej niż dotychczas, problem się powtarza albo stopniowo nasila, to zwykle lepszy moment na kontakt z serwisem niż chwila, w której urządzenie przestaje działać całkowicie.